Gestion & Administration des Cabinets médicaux : L’entretien annuel d’évaluation

On a beau dire, l’entretien annuel d’évaluation est un outil à double tranchant. Bien utilisé, mais surtout pris dans un désir commun entre le praticien et son équipe d’optimiser l’efficacité au sein du cabinet, c’est un excellent outil de progrès.  Posé maladroitement comme « leurre » dans l’objectif  dissimulé de dégraisser le mamouth (nous l’avons vu) ne génère que du ressentiment.
1- Comment utiliser cet outil de management avec intelligence ?
a) Le salarié sous peine de commettre un acte d’insubordination en contradiction avec son engagement de travail ne peut s’y soustraire.
b) Un tel entretien se prépare des deux côtés. Etablir un document papier avec une grille de valeurs et de la place pour des commentaires et suggestions est indispensable. 
c) Remettre le document pour que le salarié puisse s’auto évaluer avant l’entretien est la garantie d’un échange à double sens…
d) Il faut convenir le rendez-vous avec votre assistante sur ses heures de travail et la prévenir au minimum une semaine auparavant afin que vous ne soyez pas dérangés pendant  1 heure au moins.
e) Menez un entretien construit autour d’un plan. Exemple : Commencez par valoriser les qualités observées chez l’assistante avant de comparer vos grilles d’évaluation. Puis demandez lui ce qu’elle pense avoir amené au cabinet, ce qu’elle aimerait apporter en plus, et les moyens à mettre en oeuvre pour y parvenir. 
Selon l’article L1222-3 du code, « le salarié est expressément informé, préalablement à leur mise en oeuvre, des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles mises en oeuvre à son égard. Les résultats obtenus sont confidentiels. Les méthodes et techniques d’évaluation des salariés doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie. »

2- Quelle grille d’évaluation élaborer ?   Pour une assistante dentaire, il semble normal de rester dans le registre des compétences métier. La grille doit être remplie en autoévaluation par l’assistante et par l’employeur. L’échange s’appuie sur le comparatif des résultats.
Ossature  des compétences Métier  : ( rajouter à droite une colonne »commentaires »)
Développer, identifier et classer les  radios  = + ++ +++
Gestion stocks    = + ++ +++
assistance fauteuil   = + ++ +++
rendez-vous et accueil des patients  = + ++ +++
suivi des dossiers de prise en charge  = + ++ +++
suivi des laboratoires de prothèses = + ++ +++
manipulation et stérilisation de l’instrumentation = + ++ +++
Maîtriser les outils informatiques et le logiciel pro du cabinet = + ++ +++
Assurer les gestes de première urgence     = + ++ +++

3- A quoi va servir cet entretien d’évaluation ?              Il  répondra à plusieurs objectifs :

a) dresser le bilan des compétences professionnelles et du comportement sur l’année en faisant apparaître les points forts mais aussi les axes d’amélioration.                                              b) ll fixe les objectifs de l’année à venir,                                      c) Il enregistre  les besoins en formation de la salariée ainsi que ses suggestions pratiques d’optimisation du fonctionnement du cabinet.

Notre appréciation :  Bien utilisé un outil d’amélioration de la communication de l’équipe qui fonctionne souvent « la tête dans le guidon ». Et puis, parfois, il oblige justement le praticien à remettre en cause certains de ses comportements dont il n’évaluait pas à son niveau les effets négatifs. Inutile de se braquer, il n’y a ‘pas de fumée sans feu’, le contexte privilégié de cet échange permet un dialogue approfondi, dépassionné et  qui pourra lever tous les malentendus.

N’oubliez pas de consigner par écrit les axes d’amélioration, engagements… et de co-signer ce bilan. ( peut servir de base à l’entretien annuel suivant)

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